Une entreprise est souvent amenée à échanger avec d’autres entreprises ou avec des particuliers. Son existence et son fonctionnement sont basés sur les produits et les marchandises qu’elle achète auprès d’autres fournisseurs. Elle doit également répondre à certaines obligations juridiques, ce qui lui impose de prouver son existence. Ses échanges avec d’autres professionnels sont basés sur la confiance. Les entreprises sont ainsi contraintes de prouver leur existence lors des échanges. Les preuves de l’existence d’une entreprise sont assez variées, mais il en existe deux très connues. Il s’agit de l’immatriculation et de l’extrait K-bis.
L’immatriculation : preuve de l’existence de la personnalité juridique de la société
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L’immatriculation d’une entreprise se matérialise par l’attribution d’un numéro SIREN unique et d’un numéro SIRET. Ce numéro est délivré par l’INSEE. Les entreprises se voient ainsi assujetties à des droits et à des obligations relatives à leur existence même. L’immatriculation de l’entreprise est à réaliser auprès du Greffe du tribunal de Commerce.
Immatriculer son entreprise est l’une des étapes incontournables de sa création. C’est une opération qui se fait au Registre du Commerce et des Sociétés RCS, et elle est capitale. En effet, en immatriculant votre société, vous apportez la preuve de son existence de sa personnalité juridique. Vous vous assurez également de prouver la naissance du fonds de commerce s’il s’agit d’une entreprise individuelle. L’immatriculation sert principalement à informer le grand public de son existence. Les particuliers et les professionnels qui le désirent peuvent en effet identifier la société immatriculée.
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Focus sur l’extrait K-bis
L’extrait K-bis est un document légal et officiel. Il vous permet de prouver que votre société est belle et bien immatriculée au Registre du commerce et des sociétés. C’est en quelque sorte la carte d’identité de votre entreprise. Ce document est appelé à être utilisé lors de nombreuses formalités administratives. Vous pouvez ainsi être amené à le fournir à un fournisseur ou à un client qui veut s’assurer que votre société existe vraiment. Si vous candidatez à un marché public, le dossier devra contenir l’extrait K-bis. Ce document est également indispensable lors de certaines procédures auprès du tribunal de commerce.
Toutefois, il est nécessaire de préciser que l’extrait K-bis doit dater de trois mois au plus au moment de son utilisation. Au-delà, vous risquez de créer des doutes sur l’état ou le fonctionnement de votre entreprise. Vos fournisseurs ou potentiels fournisseurs vont penser que vous avez des situations sur votre entreprise à cacher lorsque vous leur fournissez un extrait qui date de plus de 3 mois.
En tant que carte d’identité de votre entreprise, l’extrait K-bis doit comporter certaines informations capitales. Ces informations sont en réalité celles qui permettront de l’identifier. Sur votre extrait K-bis, vous allez ainsi retrouver des informations que contiennent vos statuts. Il s’agit ainsi :
- La raison sociale de l’entreprise;
- Son enseigne ;
- Sa forme juridique ;
- Son sigle ;
- Sa durée de vie ;
- Sa date de création ;
- Son activité ;
- Sa fonction ;
- Montant du capital social.
De plus, l’extrait K-bis renseigne sur les administrateurs, les commissaires aux comptes et le dirigeant de la société. On y retrouve leur nom, prénoms, date et commune de naissance, adresse et nationalité.
Le K-bis reprend enfin les informations relatives au registre du commerce et des sociétés. Il s’agit du nom du greffe d’immatriculation, du code NAF et du numéro d’identification. Sur le K-bis, on retrouve aussi l’ensemble des décisions émises par le tribunal de commerce relatif aux procédures collectives. Il est généralement question des sauvegardes, des redressements et des liquidations. Le K-bis peut être obtenu en ligne ou en vous rendant au greffe du tribunal de commerce.
