Quelles sont les preuves de l’existence d’une entreprise ?

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Une entreprise est souvent amenée à échanger avec d’autres entreprises ou avec des particuliers. Son existence et son fonctionnement sont basés sur les produits et les marchandises qu’elle achète auprès d’autres fournisseurs. Elle doit également répondre à certaines obligations juridiques, ce qui lui impose de prouver son existence. Ses échanges avec d’autres professionnels sont basés sur la confiance. Les entreprises sont ainsi contraintes de prouver leur existence lors des échanges. Les preuves de l’existence d’une entreprise sont assez variées, mais il en existe deux très connues. Il s’agit de l’immatriculation et de l’extrait K-bis.

L’immatriculation : preuve de l’existence de la personnalité juridique de la société

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L’immatriculation d’une entreprise se matérialise par l’attribution d’un numéro SIREN unique et d’un numéro SIRET. Ce numéro est délivré par l’INSEE. Les entreprises se voient ainsi assujetties à des droits et à des obligations relatives à leur existence même. L’immatriculation de l’entreprise est à réaliser auprès du Greffe du tribunal de Commerce.

Immatriculer son entreprise est l’une des étapes incontournables de sa création. C’est une opération qui se fait au Registre du Commerce et des Sociétés RCS, et elle est capitale. En effet, en immatriculant votre société, vous apportez la preuve de son existence de sa personnalité juridique. Vous vous assurez également de prouver la naissance du fonds de commerce s’il s’agit d’une entreprise individuelle. L’immatriculation sert principalement à informer le grand public de son existence. Les particuliers et les professionnels qui le désirent peuvent en effet identifier la société immatriculée.

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Focus sur l’extrait K-bis

L’extrait K-bis est un document légal et officiel. Il vous permet de prouver que votre société est belle et bien immatriculée au Registre du commerce et des sociétés. C’est en quelque sorte la carte d’identité de votre entreprise. Ce document est appelé à être utilisé lors de nombreuses formalités administratives. Vous pouvez ainsi être amené à le fournir à un fournisseur ou à un client qui veut s’assurer que votre société existe vraiment. Si vous candidatez à un marché public, le dossier devra contenir l’extrait K-bis. Ce document est également indispensable lors de certaines procédures auprès du tribunal de commerce.

Toutefois, il est nécessaire de préciser que l’extrait K-bis doit dater de trois mois au plus au moment de son utilisation. Au-delà, vous risquez de créer des doutes sur l’état ou le fonctionnement de votre entreprise. Vos fournisseurs ou potentiels fournisseurs vont penser que vous avez des situations sur votre entreprise à cacher lorsque vous leur fournissez un extrait qui date de plus de 3 mois.

En tant que carte d’identité de votre entreprise, l’extrait K-bis doit comporter certaines informations capitales. Ces informations sont en réalité celles qui permettront de l’identifier. Sur votre extrait K-bis, vous allez ainsi retrouver des informations que contiennent vos statuts. Il s’agit ainsi :

  • La raison sociale de l’entreprise;
  • Son enseigne ;
  • Sa forme juridique ;
  • Son sigle ;
  • Sa durée de vie ;
  • Sa date de création ;
  • Son activité ;
  • Sa fonction ;
  • Montant du capital social.

De plus, l’extrait K-bis renseigne sur les administrateurs, les commissaires aux comptes et le dirigeant de la société. On y retrouve leur nom, prénoms, date et commune de naissance, adresse et nationalité.

Le K-bis reprend enfin les informations relatives au registre du commerce et des sociétés. Il s’agit du nom du greffe d’immatriculation, du code NAF et du numéro d’identification. Sur le K-bis, on retrouve aussi l’ensemble des décisions émises par le tribunal de commerce relatif aux procédures collectives. Il est généralement question des sauvegardes, des redressements et des liquidations. Le K-bis peut être obtenu en ligne ou en vous rendant au greffe du tribunal de commerce.

Les différentes formules d’assurance habitation : comment choisir celle qui convient le mieux à vos besoins

Vous devez choisir la formule d’assurance habitation qui convient le mieux à vos besoins. Il existe plusieurs types de couverture, allant des plus basiques aux plus complètes.

La formule ‘responsabilité civile‘ est souvent la moins chère, mais elle ne vous offre qu’une protection minimale contre les dommages causés à autrui ou à leurs biens dans votre logement. Si vous souhaitez une meilleure protection pour votre propre maison et ses contenus, il faudra opter pour un niveau supérieur de couverture, comme par exemple ‘l’assurance tous risques‘.

Cette dernière couvre non seulement les dommages causés aux tiers, mais aussi ceux subis par votre domicile et ses contenus en cas d’incendie, de cambriolage ou autres sinistres courants.

Si vous possédez des objets de valeur dans votre maison (bijoux, œuvres d’art, etc.), il peut être judicieux d’envisager une assurance spécifique pour ces éléments précieux. Effectivement, l’assurance standard n’est généralement pas suffisante pour protéger ces biens en cas d’accident. De même, s’il y a des personnes âgées ou malades vivant chez vous, vous pouvez envisager une garantie responsabilité civile supplémentaire si elles sont susceptibles de causer involontairement des blessures corporelles à autrui.

Vérifiez toujours que l’assureur inclut bien certains éléments importants tels que la protection contre les catastrophes naturelles (le tremblement de terre fait parfois l’objet d’une clause à part), le vol (hors effraction) et les dégâts des eaux.

Si vous êtes locataire, vous devez souscrire une assurance habitation pour protéger vos biens personnels. La responsabilité civile n’est généralement pas incluse dans le contrat de location et votre propriétaire pourrait exiger que vous ayez une couverture adéquate avant de louer son bien immobilier.

Choisir la formule d’assurance habitation qui convient le mieux à vos besoins nécessite une analyse minutieuse des risques liés à votre domicile ainsi qu’une évaluation précise du coût total de la couverture. Parlez-en avec un conseiller expérimenté de notre société pour vous aider à faire le bon choix et bénéficier d’un logement bien assuré !

Les documents comptables : une preuve de l’activité de l’entreprise

Au-delà de l’extrait K-bis, les documents comptables sont aussi des preuves de l’existence et de la réalité d’une entreprise. Les documents comptables regroupent tous les éléments relatifs à la gestion financière de votre entreprise. Ils doivent être tenus à jour pour que vous puissiez vous en servir comme pièces justificatives.

Les documents comptables peuvent prendre différentes formes, mais pensez à bien avoir une trace écrite pour pouvoir y faire référence ultérieurement si nécessaire. Les principaux documents comptables sont :

  • Le bilan annuel : c’est un document qui synthétise le patrimoine de votre société ;
  • Le compte de résultat : ce document détaille l’ensemble des charges et des produits sur une période donnée (en général, un exercice fiscal) ;
  • La liasse fiscale : elle regroupe tous les éléments nécessaires au calcul de l’impôt sur les sociétés.

Ces trois documents ne sont pas suffisants pour prouver l’existence d’une entreprise. D’autres pièces justificatives peuvent aussi être utiles. Il peut s’agir par exemple des factures émises ou reçues pendant une certaine période ou encore du suivi bancaire attestant des mouvements financiers.

Pensez à bien pouvoir fournir facilement ces preuves en cas d’éventuelles vérifications administratives ou juridiques.

Notons qu’il existe plusieurs obligations légales relatives aux documents comptables. Les entreprises ont ainsi l’obligation de tenir une comptabilité régulière et sincère, c’est-à-dire qu’elle doit être à jour et refléter fidèlement la situation financière de l’entreprise. En cas de manquement à cette obligation, des sanctions peuvent être prises.

Les contrats et factures : des preuves de l’existence de relations commerciales avec des tiers

En plus des preuves internes à l’entreprise, les contrats et factures sont aussi des éléments importants qui peuvent attester de l’existence d’une entreprise. Ces documents prouvent effectivement que votre entreprise a eu des relations commerciales avec d’autres entreprises ou personnes physiques.

Les contrats sont des accords écrits entre deux parties pour réglementer certaines opérations. Ils peuvent prendre différentes formules : contrat de vente, contrat de prestation de service, contrat de location… Quel que soit leur objet, ils contiennent toutes les informations essentielles relatives à l’accord conclu : le nom et prénom (ou raison sociale) des parties contractantes, la durée du contrat s’il y en a une, le montant ou la nature exacte du produit/service vendu/presté…

Au-delà de leur valeur probante vis-à-vis d’un tiers qui chercherait à vérifier l’existence d’une entreprise particulière • clients potentiels, par exemple • les contrats ont aussi une grande importance juridique. Effectivement, ils constituent un engagement ferme entre deux parties et sont donc soumis aux lois en vigueur dans le pays où ils ont été signés.

Quant aux factures, elles attestent non seulement qu’une relation commerciale existe bien avec un client donné mais aussi qu’elle est régulière. Les factures doivent être émises selon certaines règles pour être valables juridiquement parlant (numéro unique séquentiel chronologique, mentions obligatoires comme la date limite de paiement…) Tout contrevenant risque ainsi une amende administrative voire pénale.

Sont considérées comme des factures toutes les notes émises par votre entreprise pour justifier la vente de biens ou de services. Ces notes contiennent notamment le nom et prénom (ou raison sociale) du client, la date d’émission, l’objet de la facture, son montant…

Au-delà du K-bis et des documents comptables internes à l’entreprise qui sont les preuves principales de son existence et de sa situation financière précise en temps réel, vous devez prouver leur activité commerciale régulière mais aussi pouvoir se défendre juridiquement parlant en cas d’éventuels litiges avec un client ou fournisseur.