Comment écrire une lettre à un consulat

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Ce qui est fait souvent et régulièrement ne doit pas toujours être correct, y compris lors de la composition des courriels. Cependant, ceux qui suivent des conseils et des règles simples peuvent rapidement optimiser leur correspondance commerciale. A quoi ressemble un bon sujet, quel salut vous feriez mieux de frapper — et dans quels cas une lettre classique est le meilleur choix.

Hartmut Fischer

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****-0Il faut apprendre la bonne formulation et la mise en forme des courriels. – © Marie März – stock.adobe.com

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Les courriels conquérir la correspondance. Mais souvent, vous êtes assez négligent avec ce moyen — agace le destinataire — et donc aussi le contact client.

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5 règles de base : ce que vous devez toujours faire attention lors de l’envoi de courriels

  1. Écrivez un e-mail seulement lorsque cela est nécessaire. Quiconque fournit des e-mails à ses clients risque trop souvent que leurs messages ne soient plus lus.
  2. Votre compte de messagerie vous permet d’afficher différentes polices, différentes couleurs de texte et d’arrière-plan, et souvent des ornements décoratifs. Mais vous ne pourrez pas marquer avec le récipiendaire.
  3. Utilisez l’une des polices Windows standard. Pour un « Times New Roman » ou « Courier New », vous devez choisir une taille de police de 12 et un « Arial » 11 points.
  4. Faites attention à la taille des pièces jointes aux e-mails. Il se peut que le fournisseur de votre client ne les transfère pas. Pour éviter les pièces jointes volumineuses, vous pouvez les stocker dans un nuage et simplement envoyer le lien approprié au destinataire.
  5. Toujours utiliser le adresse correcte. Par exemple, les invitations peuvent également être envoyées à l’adresse du domicile afin qu’elles ne tombent pas entre de mauvaises mains dans l’entreprise.

L’ en-tête de l’e-mail : Ce que vous devez savoir sur CC et BCC

.

La première ligne est l’adresse du destinataire. Vous pouvez entrer plusieurs adresses ici. Si vous voulez que votre e-mail déclenche une action, il est préférable d’avoir une seule adresse ici, sinon chaque destinataire croira que l’autre répond — et finalement personne ne le fera. Faites attention au classement des adresses multiples. Il y a des superviseurs qui sont contrariés quand vous mettez leur adresse derrière la secrétaire.

La deuxième ligne est utilisée pour entrer les adresses des personnes qui ne devraient être informées que. Veuillez ne pas inclure de liste d’adresses. Si, par exemple, vos données client peuvent être copiées et utilisées par la concurrence. De plus, le destinataire perd son intérêt dans un « courrier en vrac ». Il est préférable de créer de tels e-mails via le Fonction de fusion et publipostage du traitement de texte.

Si quelqu’un doit être informé sans que d’autres puissent lire son adresse e-mail, cette adresse est placée dans la ligne dite BCC (par exemple, l’adresse de l’avocat lors de l’envoi d’un e-mail au client).

Comment définir un bon sujet Le sujet

décide souvent s’il faut lire l’e-mail. Les bons sujets sont factuels, informatifs et sans ambiguïté. (Par exemple, « Informations manquantes sur votre demande de… », « Rendez-vous pour discuter de votre commande de… »).

Un sujet doit être rapide et facile à saisir. Optimal est un sujet qui peut être lu complètement même sur le smartphone. Puisque le sujet ne peut pas toujours être si bref, la chose la plus importante est toujours au début.

La salutation correcte dans les e-mails

Aujourd’hui, plusieurs formes de salutation sont autorisées. L’adresse respectueuse, mais aussi personnelle « Bonjour M./Mme… » est recommandée. Avec des contacts intensifs, un « Bonjour M./Mme… » permis. Le nom de genre n’est jamais abrégé. Important : un nom mal orthographié blâmerait le destinataire.

Dans le cas de plusieurs diplômes ou titres académiques, seul le titre ou le titre le plus élevé est mentionné dans le titre (p. ex. le professeur Dr. Schneider : « Bonjour M. le professeur Schneider »). Seul le doctorat est abrégé.

Comment transmettre clairement votre message

Le texte d’un courriel doit être

  • clair (phrases courtes, claires, message clairement visible),
  • correct (pas de fautes de frappe et d’orthographe, bonne grammaire) et
  • court (le but devrait être de lire le texte sans défiler — mais ce n’est pas toujours possible.)

Aujourd’hui, on tolère les fautes de frappe. Cependant, les erreurs de frappe et de frappe

  • sont grossiers pour le destinataire,
  • suggèrent une façon superficielle de travail et
  • rendent la lecture difficile.

Dans la note que vous pouvez utiliser un smartphone , vous devez inclure des excuses pour les erreurs de frappe (« Désolé pour les erreurs de frappe, car je vous enverrai ce message à l’aide d’un… »).

Dans les deux ou trois premières phrases, il devrait être clair pour le destinataire ce qui est impliqué et ce que vous voulez de lui. Accompagnez tout de suite : votre partenaire de communication saura alors ce qui est important et pourra réagir en conséquence.

Plus vous abordez de sujets différents, plus les réponses du destinataire deviennent incomplètes. Vous devrez alors vous renseigner et le trafic des e-mails sera inutilement renouvelé. Ensuite, vous feriez mieux de passer à un deuxième ou troisième e-mail lorsque différents sujets sont abordés. Mais ne confondez pas « question » avec « sujet ». Ce qui appartient ensemble thématiquement est bien sûr également traité dans un e-mail cohérent.

Courriels : Ce que vous devez garder à l’esprit Lorsque vous répondez

Il

n’est pas nécessaire de répondre immédiatement à tous les e-mails. Réagissez plus tard, , vous devez envoyer une courte confirmation de réception vous informant quand l’expéditeur peut attendre une réponse. Bien sûr, l’e-mail doit vraiment être fait.

La réponse doit être claire et doit se trouver au début du texte. Si vous utilisez la fonction de réponse, votre réaction peut être sous le texte de l’e-mail reçu. Ensuite, vous devez copier votre texte vers le haut.

Si l’e-mail contient des questions, vous pouvez également y répondre directement dans le texte. Mettez ensuite votre réponse en gras ou en soulignant pour la distinguer du texte de l’expéditeur.

La

façon dont vous répondez dépend de l’e-mail de l’expéditeur. Adaptez-vous au style autant que possible. Bien sûr, cela ne s’applique pas aux flambées de colère et d’abus. Ici, vous resterez factuel et éviterez les attaques de l’expéditeur e-mail. Cependant, s’il est trop fort Tobak, vous pouvez — en termes appropriés — à solliciter.

Si votre réponse attend plus longtemps

Si vous

répondez trop tard à un courriel, vous devez présenter des excuses au début. Bien que la correspondance soit habituellement écrite dans le « nous formons, les excuses doivent être écrites dans le formulaire moi (« Je suis vraiment désolé de vous répondre seulement maintenant ». Ou, « Bien que je sache à quel point l’information était importante pour vous, je vous répondrai si tard. C’est inexcusable et je suis vraiment désolé. ») S’il y a des raisons de la réponse tardive, nommez-la. Mais les excuses rendent les excuses invraisemblables.

Restez là si vous avez fait une erreur. Répondez immédiatement si vous avez détecté l’erreur et présentez des excuses sans excuses. La voie honnête est toujours la meilleure, à la fois externe et interne.

Comment trouver le bon message d’accueil pour la fin de votre email

N’oubliez pas le message d’accueil à la fin de la E-mail. Ceci est déjà prédéfini dans de nombreux programmes. Néanmoins, il faut envisager d’inclure un adieu personnel. Cela peut être à la fois une phrase finale et un pur salut :

« Nous sommes impatients de continuer à vous servir en tant que partenaire fiable à l’avenir. »

« Salutations de Test-Stadt à Probendorf »

« Je suis très curieux de votre réponse. »

Un tabou absolu est l’abréviation d’un salut. « Sincèrement » ne doit pas se flétrir à « MfG ». Cette abréviation est l’une des pires façons d’exprimer son mépris envers un destinataire du courrier.

Email : Dans quels cas la lettre classique est la meilleure variante

, en

passant, e-mail est loin d’être toujours la meilleure solution. Surtout lors de l’établissement d’une nouvelle relation d’affaires, le contact direct ne peut être remplacé par quoi que ce soit. La lettre classique devient de plus en plus rare, mais elle gagne de plus en plus avec le destinataire Appréciation. Les lettres de félicitations ou de condoléances doivent donc toujours être envoyées sous forme de lettre.